Hay que hacer el trabajo y eso significa ‘salir del inbox’. ¡Muy cierto!
La semana pasada, esta frase se volvió para mi realidad de la manera más radical posible. Al intentar actualizar el software de mi computadora, esta sucumbió,¡ colapsó!, se fue. Y, bueno, por consiguiente dejó de recibir correos.
Lejos de ser un gran problema, fue un problema menor. No perdí correos. Simplemente como me resultaba más complicado acceder a ellos, revise mi inbox con menor regularidad.
Esto me permitió avanzar una serie de proyectos que tenía pendientes para “cuando tuviera tiempo”, aparentemente el no tener correo electrónico hizo el tiempo.
Nuestra relación con el correo electrónico o email es una paradoja. Quienes recibimos más de 100 correos diarios nos encontramos en una relación amor-odio con este sistema. Lo necesitamos para trabajar pero a veces… no nos deja trabajar.
Las herramientas de gestión para estos casos son buenas pero tienen un tope. Incluso la conocida técnica de “inbox zero” llega a ser contraproducente cuando la cantidad de emails es muy alta. Se debe pasar a atacar la causa: empezando por casa. Mientras tenemos poco control sobre los emails que recibimos, si tenemos control sobre los que enviamos.
Muy interesante es el caso de International Power de Londres, que cita Chris Brown en el artículo “To Reduce E-mail, start at the top” de HBR.
Se decidió tomar acción entrenando en gestión de correo electrónico al grupo gerencial de 7 personas. ¡Los resultados fueron sobresalientes! La meta era reducir la cantidad de emails gestionados en un 20% y se consiguió una reducción mayor al 54%.
Resultó revelador descubrir que los cambios iniciados por un reducido grupo replicaron su efecto en el resto de la organización. Se entrenó solo al grupo gerencial pero los otros 76 empleados empezaron a reflejar patrones similares incidiendo en una reducción de cantidad de emails mayor al 64%.
El resultado final se tradujo en un ahorro de 10,400 horas hombre y un aumento del 7% en productividad. Como conclusión, la gestión del correo electrónico debe ser optimizada.
Es importante que se imparta el entrenamiento correspondiente para lograr que esta actividad esté alineada con la cultura de empresa.
En el ejemplo anterior, se decidió aplicar el mismo Lean Management que se usa en procesos de negocio a la gestión del email.
Los principales valores y hábitos que se trabajaron en torno al tema fueron:
- Tomar acciones especialmente sopesadas en lugar de reactivas.
- Redactar solo mensajes que sean realmente necesarios. Y que estos sean claros y concisos, evitando así potenciales confusiones y la generación de más mensajes innecesarios.
- Copiar al mínimo número de destinatarios posibles.
- Reenviar mensajes que sean estrictamente necesarios.
- Elegir otros canales de comunicación que pudieran resultar más efectivos: en lugar de enviar un email, usar la mensajería por chat, una llamada telefónica corta o hacer una consulta en persona, uno a uno.
A veces el tema pide que se tome en cuenta el tono de voz para evitar malos entendidos o el ver las expresiones del otro para una comunicación más rica y clara.
Jared Gorainick, consultor de Google y autor de “Productivity, Happiness, and Avoiding Sudden Death”, nos recuerda otras recomendaciones puntuales que también están en nuestro control:
- Limitar frecuencia de visitas al inbox: evita el multitasking, disciplínate para lograr visitar solo 3 veces al día el inbox. Ayuda muchísimo el desactivar alertas auditivas de tu computadora y smartphone.
- Limitar el tipo de correspondencia: solo recibir emails de trabajo y los emails personales en otra cuenta de correo electrónico.
- Eliminar lo prescindible: desactiva, si fuera necesario, o redirecciona a una cuenta personal las suscripciones a newsletters, blogs y artículos que ocupan espacio en tu inbox de la oficina.
Constantemente, debemos estar atentos a que la productividad que la tecnología nos facilita, no se vea afectada por la sobrecarga de información y tiempo de comunicación que la misma puede acarrear.
¿Cuál es la cultura de correo electrónico en tu compañía, usan el correo para TODO o solo para lo indispensable?
COMENTARIOS
Yo clasifico mis mensajes de acuerdo a temas creando reglas y carpetas que los deriven segun ese criterio. Pero las soluciones tienen que darse en equipo. Las empresas tienen que tener una politica para enfrentar el problema de la saturacion de mensajes de correo.
Estoy dictando cursos de TIC, y me sorprendió que los alumnnos no podían ingresar a sus correos, al no acordarse de la clave por no lo utilizarlo mucho tiempo, viene en relación que ya algunas empresa están usando redes sociales empresariales y dejando de usar los servicios de correo, en un futuro cercano sera un servicio cada vez menos usado
DEJE SU COMENTARIO
La finalidad de este servicio es sumar valor a las noticias y establecer un contacto más fluido con nuestros lectores. Los comentarios deben acotarse al tema de discusión. Se apreciará la brevedad y claridad.