“¡Esa reunión fue demasiado corta!” es una queja que…no está dentro de las más comunes.
Hay buenas reuniones, que dejan una sensación energizante, que motivan, conectan y generan soluciones y acciones concretas.
¡Sería ideal que todas fueran así! Sin embargo hay muchas que brillan por su falta de diligencia, foco y resultados concretos.
Muchas de estas quieres que terminen antes de siquiera haber empezado, porque muchas veces te ves involucrado en ellas innecesariamente y además falta enfoque tanto en contenido como en duración.
CLARIDAD DE OBJETIVO
¿Es la mejor idea tener una reunión presencial para el tema en cuestión? ¿Realmente nos tenemos que reunir todos?
Primero define o ayuda a definir, a quien esté a punto de sugerir una reunión, cuál es el objetivo tangible y si hay otra manera más apropiada para obtener los resultados deseados. Algunos tipos de objetivos:
• tomar decisión
• generar ideas
• aclarar dudas
• reunión de status
• comunicar algo
A veces, con solo evaluar con más detenimiento la situación, se pueden evitar varias reuniones innecesarias. Por ejemplo, tener que alinear agendas de 5 personas para que recién se reúnan un par de días después, representando una inversión de casi 10 horas hombre en total, sin contar el tiempo de transporte si es que alguien se tuviera que trasladar de un lado a otro de la ciudad.
Este escenario bien podría reemplazarse con una llamada en conferencia, en el mismo día, avisando de los resultados a los demás interesados por correo electrónico. En comparación, una inversión promedio de 3 horas hombre y con resultados mucho más ágiles. Y claro, evitando causar el innecesario estrés o frustración adicional de ‘otra’ reunion en persona..
ENFOQUE ENFOQUE ENFOQUE
No esta demás enfatizarlo.¿Para que te estás reuniendo?
Por más que se esté consciente de ello, por costumbre o por no querer dar la impresión de rigidez organizacional, en la práctica, se tienden a pasar por alto factores claves que le dan fluidez y sentido a la reunión:
1. Orden.- Compartir agenda, objetivo y duración de la reunión en el correo de invitación y de manera impresa en la reunión misma.
2. Al grano.- Si el motivo de la reunión fuera lluvia de ideas o la toma de una decisión, se provee el material con la invitación y con el recordatorio un día antes. En la reunión no se expone el material, de frente se discute el mismo.
3. Escatima el tiempo a usar.- Duración de 1 hora máximo debe ser la regla de oro por default. Es bueno considerar reuniones que se presten para “stand-up meetings” o reuniones de pie. Duran menos, de 15 a 30 minutos. Y varios estudios, como el de la Universidad de Stanford, comprueban que el enfoque y efectividad son más elevados –concretando resoluciones 1/3 más rápido que lo que tomaría regularmente de estar todos sentados.
4. A la hora.- Empezar a la hora con quienes estén presentes y no detenerse a poner al día a quienes llegan tarde. A nadie le gusta llegar a mitad de algo o sentir que se interrumpe de algún modo. Poco a poco se hará la reputación de reuniones que empiezan a la hora exacta y las personas tomarán las medidas necesarias para llegar antes de la hora.
5. Todos atentos. Todos contentos.- Cero tolerancia hacia las distracciones, celulares, chats, correos electrónicos, llamadas, conversaciones privadas,etc. Así como se les promete una reunión corta –eficiente y eficaz- los participantes deben comprometerse a estar 100% ‘presentes’. En caso haya un caso-excepción, como la espera de una correo electrónico urgente por parte del cliente, se comparte el caso con los demás para que estén al tanto de la situación y no hayan malos entendidos.
6. Moderador.- Designar a una persona para liderar la reunión, sugerir tratar temas aleatorios en otro momento y recordar el tiempo restante.
7. Conclusión.- Cerrar la reunión resumiendo puntos o con una ronda de apreciaciones de cierre y acciones con responsables claros.
8. Ejecutar.- Designar a una persona para tomar notas, enviar una breve minuta con pasos a seguir y realizar el seguimiento pertinente.
El tiempo es dinero, dentro de una organización y por lo tanto un recurso valioso. Pero a diferencia del dinero, el tiempo es finito. Una vez que se uso, no se recupera más. Hay que gestionarlo bien y si se identifica que hay una’plaga’ de reuniones por exceso o mediocridad en su uso, se ha de tomar cartas en el asunto.
Entre la cantidad de reuniones que se pueden volver mas eficientes o simplemente evitar , podríamos generar un par de días adicionales a la semana, rescatando el tiempo que se invierte estas reuniones, desde que uno deja el escritorio hasta que regresa.
¿Crees tu que volviendo más eficientes las reuniones, podrías efectivamente tener más tiempo? ¿Cómo es la cultura de reuniones en tu empresa? Si tienes anécdotas de cambios radicales en la gestión de reuniones, sea por el líder o contribución de alguien del equipo, nos gustaría que lo pudieras compartir en la sección comentarios.
COMENTARIOS
Muy buen artículo, trabajo en una empresa transnacional y todos los días tengo reuniones con los diferentes gerentes que atienden a los mercados locales. Al ser el que organizo las reuniones con los diferentes gerentes (en muchas ocasiones más de un gerente se ve involucrado en una misma reunión), trato de ser lo más preciso posible sobre los temas a tratar, como también uno o dos días antes paso documentos resumenes para que el día que se efectue la reunión esta sea objetiva, teniendo claro que es lo que se vino a tratar.
LO MALO esta que en muchas ocasiones son los gerentes que desvian los temas por la tangente perdiendose la objetividad de la reunión y por lo tanto se pierde la idea en muchas ocasiones para el personal que también esta involucrado en ésta; lo cual me conlleva a realizar un resumen sobre los puntos tomados, lo cual genera un doble trabajo y una perdida de tiempo por culpa de esta desviación del enfoque.
¿qué hacer en estos casos?
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