“No por mucho madrugar se amanece más temprano”. Lo inverso también aplica.
¿A qué me refiero? Vayamos a revisar la perenne queja de los trabajadores de hoy: “¡no me alcanza el tiempo!”. Si, quienes se quejan de la falta de tiempo, por arte de magia obtuvieran 5 horas más al día, lo más probable es que su problema persistiera.
“No por trabajar más horas, se produce más”
“Nadie trabaja a su rendimiento pico durante más de 4.5 horas seguidas”, dice Tony Schwartz, consultor sobre gestión de energía y autor de “Be Excellent at Anything: The Four Keys to Transforming the Way We Work and Live. Y añade, que “sí se puede trabajar más que eso, pero poco a poco, se estaría trabajando a niveles cada vez menores de rendimiento, hasta que al final, el empleado termina trabajando en estado ‘debilitado’, tiempo de más.”
Complementando a Schwartz, sobre la deficiencia en la gestión del tiempo-energía-atención, tenemos la reveladora data de la encuesta realizada por Salary.com: el empleado promedio desperdicia 2 de cada 8 horas -sin incluir hora de almuerzo o pausas programadas.
Tiempo, energía y atención
El quid del asunto no es solo la cantidad limitada del tiempo, ni la gestión del mismo. La ecuación completa para la productividad consiste de tiempo, energía y atención:
Tenemos que definir claramente en que invertimos el tiempo que tenemos y por consiguiente en que no lo hacemos.
1. Recurso limitado: tiempo
2. Recurso renovable: energía a nivel mental-físico-emocional
3. Dirección de recursos: atención a nivel enfoque y estrategia consciente.
Con respecto al tiempo, lo primero que se tiende a hacer es conseguir quitarle el exceso, la ‘grasa’, a la lista de tareas. Conseguir separar de manera crítica, lo que en verdad merece nuestro tiempo de lo que no -lo que no aporta o se pudiera delegar. Esto está muy bien…como primer paso.
La calidad en cuanto a inversión de tiempo, viene en forma de atención y energía.
Por atención, nos referimos mantener el enfoque y la estrategia siempre presentes. Por un lado se trata de mantener enfocada nuestra energía en la tarea con un nivel óptimo de rendimiento, evitando distracciones internas o externas. Por otro lado, se trata de estar conscientes de cuánto tiempo dedicar a la tarea y del momento en que toque hacer una pausa para renovar energías.
James Clawson, profesor de la escuela de negocios de la Universidad de Virginia y coautor del libro Powered by Feel, recomienda tomar 30 segundos después de cada tarea para preguntarse cómo se siente uno al momento. ¿La energía subió, bajó o se mantuvo igual? Es una buena manera de darse cuenta del impacto de ciertas tareas en la persona, así como de qué tipo de tareas convendría escogerse sobre otras.
Cuando hablamos de energía pensemos en el combustible que nos permite avanzar. Tal como sucede con el rendimiento de tu auto, cuando usas gasolina de baja calidad en lugar de una mejor, lo barato termina saliendo caro –y en tu caso, arriesgas esfuerzo y tiempo. Schwartz sugiere analizar nuestra energía desde 3 frentes: físico, mental y emocional. A continuación algunas sugerencias.
• Físico:
Identificar y consumir los alimentos que más beneficios brindan de los que no- sea porque dan somnolencia o un bajón del tipo sugar rush (ej: escabeche de pescado-quinua vs. tallarines en salsa y bistec). Realizar ejercicio cardiovascular 3 veces por semana. Asegurar de 6 a 8 horas de sueño, que es el alimento reparador del cerebro.
• Mental:
Tomar pausas para descansar y renergizarse (15 min. cada 90 min. por ejemplo, ir por una bebida o algo simple de comer, a conversar con un colega, escuchar música o dar una vuelta y estirar las piernas). Responder emails y llamadas por bloques a determinadas horas del día solamente. Identificar lo que requiera mayor energía –por creatividad y estrategia- y dedicarle las primeras horas del día a esas tareas de peso. Jean Luc Duquesne, VP de Sony Europa, solía empezar el día revisando sus emails. Ahora dedica esas horas a las tareas de peso; y para las 10am ya siente la satisfacción de tener un día productivo [1].
• Emocional:
Las emociones elevan o disminuyen nuestros niveles de energía. Es una gran herramienta estar consciente de nuestras emociones y poder modularlas a voluntad. Puede que no estemos en control de lo que nos pasa, pero siempre podremos estar en control de como decidimos reaccionar. Otros hábitos efectivos son el practicar una mentalidad más flexible y positiva (ej: evitar aferrarse a expectativas particulares, preferir imaginar el mejor escenario posible en lugar del peor).
Si todos en la empresa poseyeran la habilidad de gestionar la productividad en términos de tiempo, energía y atención el efecto en la rentabilidad sería impactante. Incluso, traspasaría de manera positiva el ámbito laboral del trabajador, elevando el equilibrio laboral-personal.
¿En tú empresa has visto este tipo de programas? ¿ Es tu equipo consiente en que invierte su tiempo de trabajo?
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Notas:
1,Manage Your Energy, not Your Time por Tony Schwartz y Catherine McCarthy (Harvard Business Review, 2007)
COMENTARIOS
Gracias por este artículo, muy bueno, acabo de compartirla con mis hijos, para que todos tomemos en cuenta y mejoremos nuestra gestión de tiempo.
Muy acertado, la falta de tiempo es en realidad una falta de planificacion y priorizacion de lo que realmente importa.
Dejamos que el sistema nos vuelva reactivos y lo seguimos, consumiendo el tiempo y nuestras vidas sin resultados y debemos como indica en resumen Victor parar, analizar y hacer en el tiempo productivo lo que realmente vale la pena y logra los objetivos mas facilmente y con menos esfuerzo
Muy interesante su artículo. Creo que tiene mucha lógica lo expresado. Si tan sólo fuese más fácil cambiarle el chip a las cabezas sobre estos temas seguro iríamos en buen camino al desarrollo. Tenemos mucho por hacer en temas de manejo de RRHH para poder hacer de nuestro ambiente de trabajo un lugar de logros y éxitos en lugar de un calabozo con dragones que escupen fuego.
He leído este interesante articulo y cual contiene un toque sutil del Victor, a quien felicito por darnos este tema interesante. Desde mi punto de vista es hacer mas agradable un puesto laboral debe empezar por ser claros y no cambiar las reglas cuando se esta laborando. Es cierto que en las primeras horas hacer lo mas pesado y luego hacer las cosas mas fáciles, eso decía mi abuelo. Luego hacer el lugar agradable y por ultimo dar las herramientas necesarias para cumplir con la labor. Desde que he entrado al mundo laboral he tenido la oportunidad de estas en varias empresas tanto privadas como estatal, así como los dueños empresarios peruanos y extranjeros. Hasta el momento veo que empresario extranjero en su mayoría da casi todas las facilidades para que puedas desarrollar tu trabajo. También expreso que recién el empresario esta cambiando pero le falta mucho. Esto gracias a la apertura del mercado porqque sino no estuvieras comentado sobre este tema.
Interesante articulo, me llama la atención que la organización del tiempo, no esta ligado sólo a la cantidad de tiempo, sino también a la calidad y al parecer existe una intima relación entre estar física, mental y emocionalmente sano.
Nuestra energía desde 3 frentes: físico, mental y emocional, nos hace reflexionar en cual o cuales debemos tomar acción ahora para incrementar nuestro rendimientom, lo voy a aplicar en casa y en el trabajo GRACIAS
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