El 30 de diciembre de 2016 fue publicado el Decreto Legislativo No. 1310 aprobando diversas medidas de simplificación administrativa. Estas son las novedades más importantes que nos traen dichas medidas.
¿Qué dice la norma?
- En materia laboral, se autoriza el uso de tecnologías de la digitalización e información para la sustitución de documentos físicos y firmas manuales.
- Las entidades de la Administración Pública deben interconectar sus sistemas de trámite documentario para el envío automático de documentos electrónicos entre dichas entidades a través de la Plataforma de Interoperabilidad del Estado – PIDE
- Valor legal del “Diario Oficial El Peruano Electrónico”.
Documentos digitales en materia laboral
La norma establece que en todo tipo de documentos laborales, el empleador puede sustituir su firma manual por su firma digital o firma electrónica[1] así como hacer uso de microformas.[2]
Para comunicar el pago de las obligaciones laborales depositado en cuenta financiera, los empleadores pueden reemplazar los comprobantes físicos usando TICs, siempre que el medio utilizado garantice la constancia de su emisión por parte del empleador y un adecuado y razonable acceso por parte del trabajador (no se requiere firma de recepción del trabajador. Además, cuando la autoridad administrativa competente requiera la presentación de documentos que forman parte de los archivos del empleador, estos pueden ser presentados en versión digitalizada.
Asimismo, los empleadores están obligados a conservar los documentos y constancias de pago de las obligaciones laborales solamente hasta cinco años después de efectuado el pago. Para el caso de la ONP, el empleador podrá destruir la información de planillas de pagos de periodos anteriores a julio de 1999 previa digitalización con valor legal o entregarla físicamente a la mencionada entidad.
Para los trabajadores, el acceso a los servicios de defensa legal gratuita y asesoría del trabajador, sólo requiere la acreditación del vínculo laboral vigente o finalizado, según sea el caso.
Sistema PIDE
Es un sistema que permite la implementación de servicios públicos en línea, por medios electrónicos y el intercambio electrónico de datos entre entidades del Estado a través de internet, telefonía móvil y otros medios tecnológicos disponibles. En este decreto se exige a las entidades del Estado que para el 31 de diciembre de 2018 sus sistemas de trámite documentario deben estar interconectados para el envío automático de documentos electrónicos. Esta medida facilitará la interoperabilidad del Estado.
Por último, el “Diario Oficial El Peruano Electrónico” tendrá el mismo valor legal que la versión física, tomándose por publicada una norma y cumplida una obligación con la publicación electrónica.
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