La semana de 4 Días de Trabajo – Primer Balance

Han pasado 3 meses desde que iniciamos la semana de 4 Días de Trabajo en Neo Consulting y quiero compartir los resultados que hemos alcanzado, los problemas a los cuáles nos hemos enfrentado y en general la experiencia y la respuesta a la pregunta con la que iniciamos ¿trabajar 4 Días a la semana apoya la innovación?

semana-4-dias-de-trabajo.jpeg 
Los retos iniciales
Los objetivos que nos trazamos al iniciar fueron los siguientes: 

  1. Brindar una mejor calidad de vida a nuestros colaboradores.
  2. Reforzar nuestra cultura corporativa a través de eventos que ahora si podremos hacer los jueves en la noche porque es nuestro nuevo viernes.
  3. Crear un espacio pagado y fuera de la rutina laboral para investigar y experimentar  en las áreas de especialización.
  4. Brindar a nuestros clientes mejores soluciones.
Y el objetivo no escrito, pero fundamental de lograr generar mayor innovación en la organización. 

Los resultados

Hace una semana aplicamos una encuesta y estos son algunos de los resultados:
  1. El 94% encontró que su calidad de vida ha mejorado y mejorado considerablemente gracias a la implantación de la semana de 4 Días de trabajo.
  2. El 69% se siente más motivado y el 31% mucho mucho más motivado de trabajar en la organización. 
  3. Un 13% se siente más agotado ahora que antes de iniciar.
  4. Un 75% se siente más eficiente ahora que antes de iniciar. 
  5. El 100% está utilizando sus horas de investigación fuera de la oficina, pero en algunas semanas a un 63% se le ha pasado utilizarlas o las ha tenido que reemplazar por trabajar en sus tareas del día a día. 
  6. El 63% ha aportado al menos una idea de innovación para implementar en la organización (la mayoría que afectan el trabajo interno y no tanto a los clientes) 
Algunos comentarios que nos han dejado en la misma encuesta: 

Me gustan lo de los 4 días, sin embargo he venido algunos viernes y he visto que varios clientes llaman a la empresa por información y no está la persona que les pueda responder. No se pero puede que se vea un poco “flojo” para otras empresas.”


A pesar que la jornada de trabajo de los 4 días es mucho más intensa y cansada que la jornada de lunes a viernes porque implica mucho enfoque en el trabajo, siento que los 4DWW motiva a ser más eficiente mis labores y tener como recompensa 3 días para dedicarle como guste tiempo a mi vida familiar/personal y organizar viajes cortos.”

“Es Innovador, people oriented. Pero creo que deberíamos comunicar mejor esto a los clientes, porque a veces no lo entienden y se molestan porque no contestamos los viernes, o que siempre pido mandar los planes para la siguiente semana el jueves, etc.”

Definitivamente veo a Neo Consulting como una empresa innovadora, que busca marcar la diferencia. Por otro lado, Neo siempre está tratando y probando nuevas cosas, iniciativas, e ideas. El trabajo en la empresa nunca es lo mismo y nunca te puedes acostumbrar al status quo. Llega a ser exhilarating porque de la noche a la mañana pueden haber grandes cambios. Esto hace del trabajo algo más interesante ;)

Por otro lado hemos analizado el aporte de innovación de nuestros colaboradores en una base de ideas innovadoras y este es el resultado:

  • Se han presentado un total de 26 ideas de innovación en la empresa por parte de 13 personas en estos primeros 3 meses.
  • Se han dejado 7 ideas en stand by (para realizarlas en un futuro), 14 están en proceso y 5 ya han sido implementadas.
  • Las ideas que se han presentado van desde la creación de nuevas soluciones en la empresa, el desarrollo de una startup social, aplicar una política de reciclaje en la organización, crear eventos de nuestras áreas de especialización para la comunidad, entre otras.
  • La mayoría de las ideas se aplican al trabajo interno de la organización.

Conclusiones Iniciales

  1. La semana de 4 días de trabajo está mejorando la calidad de vida de nuestros colaboradores, el sentimiento de pertenencia a la organización y por lo tanto la retención de talento.

  2. La cultura corporativa de la empresa se ha visto fortalecida, ya que más colaboradores están viviendo los valores de la organización de forma conciente.

  3. La investigación y el aporte de ideas de innovación de los colaboradores ha mejorado, pero nos estamos enfrentando a que el beneficio aún no llega a nuestros clientes. Hay varios puntos que debemos mejorar primero internamente y que están ahora implementándose.

  4. La semana de 4 días de trabajo hace más evidente el trabajo eficiente de algunas personas y el ineficiente de otras, nos ha tocado en estos 3 meses desvincular a uno de nuestros colaboradores por no lograr el nivel esperado por sus compañeros.

  5. Ha aumentado el interés de las personas por trabajar en la empresa, actualmente recibimos más postulaciones que antes y algunas de ellas de forma proactiva. 
En general, la sensación y resultados son buenos y estamos logrando la mayoría de nuestros objetivos, pero nos falta seguir trabajando en otros que no se ha logrado lo que esperamos.
Han surgido temas como el agotamiento inicial de algunas personas por las jornadas más extensas, pero sobretodo más intensas. También se ha sentido la menor disposición de tiempo para reuniones (sobretodo externas), así mismo hay un factor de comunicación que debemos reforzar a los clientes y acciones que nos permitan brindarles un real valor percibido. 
El camino ha empezado, pero falta todavia mucho por avanzar. 
Recomendaciones
Para aquellos que deseen implementar en un futuro la semana de 4 días de trabajo u otros formatos de trabajo más flexible aquí algunas recomendaciones de lo que nos ha servido y lo que nos ha faltado: 
  1. Es fundamental involucrar a los colaboradores desde el planteamiento de la idea, preparación previa y decisiones.

  2. Es más valioso aún el seguimiento periódico, porque nos ha permitido ver dónde debíamos reforzar, cambiar o involucrar a las personas. 
  3. Es importante comunicar a los clientes y reforzar el valor que se genera para ellos. Este punto nos ha faltado reforzar y enfocar más. 
  4. Tener en cuenta que hay personas que no se adaptarán al modelo o se adaptarán menos y se deberá ver alternativas. 
  5. Finalmente, algo que nos ha tomado decidir estos 3 meses es poner a una persona 100% a cargo del tema de innovación en la empresa, esto ayudará a obtener mejores resultados. 
Los Retos para los próximos 3 meses
Tenemos 2 retos fundamentales:
  1. Crear valor para nuestros clientes con una mejora en la soluciones que brindamos a partir de tener más tiempo para investigar y enfocarnos en sus necesidades. 
    De hecho pensamos medirlo con una encuesta, en este caso a nuestros clientes. 

  2. Agregar o mejorar soluciones a nuestro portafolio que generen un valor  para la organización. 
En tres meses más compartiré via este medio como nos ha ido con estos nuevos retos y definitivamente recomiendo la semana de 4 días de trabajo. 
Los dejo con un video que nuestros colaboradores prepararon sobre que significa para ellos los 4 días de trabajo. 
 

COMENTARIOS

  • 1
  • 30.08.2012
  • 11:29:02 hs
samuel chaquilla

Los resultados de una semana laboral de 4 días fueron positivos para la empresa Neo, porque libera tiempo para la investigación, estudio, viajes y la familia. En este caso es una empresa de servicios o se bienes intangibles, que incluso se puede trabajar desde la casa con ayuda de la informática y las comunicaciones. Habría que ver cómo opera esto con bienes tangibles, si los pedidos son grandes y la semana queda corta o es que se contrata gente adicional. En mi caso yo empleo una semana de trabajo para todo el mes, el resto de dias los paso estudiando en internet, viendo videos, escuchando música, escribiendo un libro sobre planes de negocios. Claro soy trabajador independiente, mi horario lo hago yo mismo.

  • 2
  • 05.09.2012
  • 01:37:02 hs
Luis Vallejos

Excelente Resúmen Daniel..Felicitaciones por el trabajo e Innovación..!!

Me parece muy bueno lo que compartes aquí. Sobre todo las lecciones aprendidas es todo un caso de estudio.

Varios puntos importantes: Involucrar al equipo en el cambio; Comunicar mejor el valor agregado. Lástima por la persona que se fue, aunque hay que tomar en cuenta que no es porque sea ineficiente, es que no calza dentro de sus estándares (aqui se recomienda mucho ayudar a la re-ubicación en otras empresas)

Preguntas:
1. ¿Algún KPI que hayas puesto en ejecución que te ayudo a monitorear el cambio?
2. ¿Cómo manejaras los feriados intermedios (martes o jueves)?
3. ¿Cómo manejas la recarga de trabajo? (cuando no alcanzan los 4 días, algo mencionaste)
4. ¿Las horas de reuniones han disminuido? (incluso las que no son de trabajo, como felicitaciones, motivación, etc.)

Cientos de preguntas más, pero no quiero abusar…Todo un estudio de caso, digno de un Workshop..Seguire con cuidado tus avances…FELICITACIONES…!!

Cualquier intercambio de ideas…a la orden. Saludos

Luis Vallejos – Blog Secretos Pyme

  • 3
  • 07.09.2012
  • 03:06:15 hs
Jorge

Veo que nadie notó aún que el tener un día libre adicional generará más gastos para los empleados en su vida privada. El presupuesto de cada persona en un día laboral es mínimo, el presupuesto en un día libre es por lo general bien alto.
Por otro lado, cómo comprueban que ese día libre será utilizado para investigar?

  • 4
  • 07.09.2012
  • 03:21:23 hs
Daniel Falcón

Gracias por los comentarios Luis, Jorge

Respondiendo las consultas:
1. Si hemos utilizado KPIs como Número de Aporte de ideas de Innovación, Número de innovaciones implementadas, Número de nuevos servicios o soluciones generadas.

2. Los feriados se respetan, caiga el día que caiga. Si nos organizamos con anticipación y como todo está en cronograma (proyectos de clientes) sabemos dónde debemos reforzar o buscar apoyo para lograr cumplir con los tiempos.

3. Sí no se puede cumplir todo en los 4 Días de trabajo, tomamos las horas de investigación para ello y en algún caso extremo horas adicionales, pero buscamos que esto no se produzca.

4. Estamos buscando que las reuniones sean menos y sean más cortas (metodología AGILE), lo que si buscamos es usar cada dos jueves un tiempo para reunirnos después de las 07 00 p.m. para hacer algún evento de integración entre todos.

5. Un día adicional en general debería generar menos gastos (no hay gastos de transporte a la oficina, compra de alimentos) Lo que cada uno decide hacer en su tiempo adicional depende de uno. En general lo que hemos visto es que se usa para hacer trámites, leer, investigar, pasar el tiempo con sus hijos o familia, entre otros.

6. En realidad no es que el viernes sea el día para investigar, todos tenemos 4 horas para utilizarlas en cualquier momento y no hay un control estricto, nos basamos en dos componentes la confianza y el aporte que realizan a los círculos de investigación que cada uno pertenece. En este punto si hemos reforzado que estos próximos 3 mesess necesitamos enfocarnos en soluciones para nuestros clientes.

  • 5
  • 31.08.2012
  • 06:55:09 hs
Renzo Cáceres Rossi

con la “boca abierta”, impresionado, temblando, un gran idea y la aplicación de la misma en NEO, es un gran muestra que la innovación y el valor agregado tanto para la organización, como para el cliente, se verá en un futuro muy cercano. Felicitaciones!!!!!

  • 6
  • 31.08.2012
  • 07:08:49 hs
Jose Benjamin Justo @jose_benjamin_

Como lo comente anteriormente, saludo la aplicación de este innovador sistema, la idea me parece muy buena.
Quizás el punto flojo, como mencionan los comentarios de sus colaboradores, es la comprensión por parte del cliente y si es que este se adapta al nuevo sistema. Aunque para brindar respuestas existen muchas alternativas (email, skype, webchat, whatsapp, contestadoras automaticas), quizas crear un sistema que pueda reenviar las consultas al personal indicado, mediante un filtro. etc.

Sin duda alguna, están marcando una pauta de diferenciación y ya somos muchos los que quisiéramos trabajar bajo ese mismo sistema.

  • 7
  • 31.08.2012
  • 07:46:32 hs
Daniel Falcón

Gracias por los comentarios Samuel, Renzo, José.

Mi conclusión en general es que cuando cambias algo en la forma de trabajo de una organización se empieza a notar cosas que no veías antes y eso nos está pasando. Los próximos 3 meses que iniciamos la siguiente semana estarán enfocadas a nuestros clientes sin descuidar los cambios que estamos implementando en la organización interna.

  • 8
  • 31.08.2012
  • 10:18:28 hs
Ricardo Rodriguez

Así como de tres platos pueden comer cuatro personas, también en cuatro días de trabajo se puede producir lo mismo que en cinco. ¿Cómo se puede logar esto? No perdiendo inutilmente el tiempo durante las horas de trabajo, como por ejemplo, en extendidas horas de almuerzo, en más de un cafecito por la tarde, en largas conversaciones por celular, en improductivas charlas con el compañero del costado, en revisar el e-mail personal, en comentar las fotos de amigos en Facebook, etc. etc.

Bienvenidos los cuatro días a la semana de trabajo, pero solo si somos y contamos con trabajadores responsables, que les guste verdaderamente trabajar. De lo contrario, es una invitación al relajo o la holgazanería. No me sorprende por eso que -como se indica en las conclusiones- haya aumentado el número de interesados en pertenecer a esta empresa. Claro, ¡si trabajas solamente cuatro días a la semana!

Si me pidieran una recomendación, sugeriría que el día viernes dejen a un empleado en la oficina (por turno, sorteo, sanción o como lo decidan) con el único trabajo de contestar las llamadas telefónicas o los correos de los clientes o proveedores, ya que ellos sí están trabajando y por respeto no podemos dejarlos colgados.

Con mucha expectativa esperaré tres meses más para saber cómo le va a Neo con este experimento; pero desde ya le auguro éxitos.

  • 9
  • 01.09.2012
  • 03:39:10 hs
Daniel

Estimado Daniel F.

No soy especialista en gestión, ni tengo MBA y estoy seguro que no tengo todas la variables de tu nuevo plan de trabajo, por favor recibe mis palabras con buen ánimo.

Hace 3 meses escribí en este blog sobre este tema, recomendando 4.5 días de trabajo en vez de 4×3. Me parece que cualquier empleado se alegraría de trabajar menos días por la misma paga, resulta implícito que van a mejorar su calidad de vida.

Que los clientes o socios se perjudicaran con tan pocos días de trabajo, creo que era lógico; lo explico con un ejemplo: si mi empresa labora 6 días por semana y el viernes o sábado requiero la presencia o deseo visitar a la gente de Neo y no me responden, aquí hay disconformidad.

Considero que lo verdaderamente importante es si el empleado puede generar lo mismo o más para la empresa, en menos días laborables.

1. Indicaste que se han presentado 26 ideas, ¿Pero cuántas más de las que se hacían antes? ¿2%, 20%?
2. Cualitativamente, ¿Estas 26 ideas fueron de mayor calidad que las de 3 meses atrás?
3. No vi una conclusión sobre los alcances económicos, aunque me parece importante que los números sean mayores y mejores.
4. Si bien 3 meses es poco tiempo, es válido comenzar a cuestionarse si este nuevo modelo laboral genera más valor a la empresa, no me refiero sólo en términos económicos, estoy seguro que me entiendes.
5. Importante: mencionaste que esta nueva forma de trabajo hace eficiente a unas personas e ineficiente a otras.

De lo anterior, sugiero que este tipo de horario no tiene porqué aplicarse a todo el personal, quizá debería brindarse como un premio/estímulo para los más eficientes. Se me ocurre que al término del próximo trimestre, los que fueron ineficientes regresen a la modalidad anterior.

Gracias,
Daniel.

  • 10
  • 01.09.2012
  • 04:50:49 hs
Daniel Falcón

Gracias por los comentarios Ricardo, Daniel

Respondiendo las consultas:
1. Sí, de hecho debemos comunicar nuevamente y reforzar el valor que se genera para sus proyectos.
2. En general nuestros clientes han recibido bastante bien los 4 Días, también hemos analizado la eficiencia y ahora se produce lo mismo o más que en los 5 días.
3. Antes recibíamos 5 a 6 por trimestre, pero lo importante es que antes solo eran sólo 2 ó 3 personas, ahora son más de 10 personas que han compartido sus ideas, involucrándose con la organización y su desarrollo.
4. Las ideas han sido mejores cualitativamente, algunas que han sido algo obvias, otras que no lo habíamos pensado antes y otras que son todo un reto y tenemos que ver cómo podemos implementarlas.
5. Hemos logrado nuevos clientes y económicamente la utilidad se ha mantenido (porcentaje).
6. De hecho luego de evaluarlo, realmente recomiendo los 4 Días de Trabajo, el compromiso logrado por nuestros colaboradores, las buenas ideas implementadas y en proceso, además de la retención de talento es muy importante.
7. Sí, mencioné que tuvimos que retirar una persona, pero en todos los demás casos, las personas aprecian la independencia y confianza en ellos.

Cualquier consulta adicional excelente, de hecho hay mucha más información que hemos ido evaluando en el proceso.

  • 11
  • 03.03.2013
  • 07:02:54 hs
Cesar

Me parece que seria mas productivo aun trabajar 6 horas diarias de Lunes a Viernes. Digamos en un horario de 8:00 am a 2:00 pm corrido . No se dejarian de atender a los clientes ya que pueden llamar todos los dias y se les atendera. Pero lo mas importante es que se seguira mejorando la calidad de vida de los trabajadores. Ya que un Viernes totalmente libre no seria provechoso para el trabajador , ya que el hijo igual tiene que seguir yendo a la escuela y seguramente la mama si tiene una jornada normal de 8 horas de Lunes a Viernes. Y sobre la generacion de ideas : Que mejor que una tarde libre para tomar un largo baño y reflexionar sobre los temas de trabajo y encontrarle una solucion

  • 12
  • 01.09.2012
  • 12:50:24 hs
peter jones

Me parece increible que no haya ningun punto negativo. Obviamente la companhia quiere proyectar la imagen de una companhia innovadora, preocupada por sus empleados, que esta dispuesta a tratar de todo.

En mi companhia implemente un horario flexible del cual todos se beneficiaban. Obviamente todos estaban contentos, pero existe el abuso. Todo el mundo sabe que los viernes a partir del medio dia nadie trabaja. Ahora que en Neo trabajan hasta el Jueves…..que pasa a partir de las 12PM del Jueves? La gente sigue llamando diciendo “estoy enfermo hoy dia”, “tengo una emergenia”, “ya estoy en camino”? Nuestra cultura peruana todavia no esta 100% lista para una flexibilidad de este tipo.

Estoy de acuerdo que se trate, pero cuenten las partes negativas.

  • 13
  • 01.09.2012
  • 01:06:13 hs
Daniel Falcón

Gracias por el comentario Peter

Como mencionamos si hay puntos negativos, aún no logramos que exista un valor percibido para nuestros clientes, eso es algo en lo que vamos a trabajar en los próximos 3 meses. También hemos tenido que desvincular una persona que no cumplía los estándares esperados.

Yo no considero que el sistema se pueda aplicar a todas las empresas, de hecho es muy importante tener un equipo humano que haya sido seleccionado pensando en la auto administración y responsabilidad con sus objetivos.

Además es clave el seguimiento semanal que hemos realizado y también lograr que nuestros colaboradores tengan claro que trabajar 4 Días a la Semana significa que todos nos esforcemos por ser más eficientes y se ha convertido en un incentivo para alcanzarlo.

Otro elemento importante es que el control lo realizan los propios colaboradores, porque mucho trabajo depende de interacciones entre ellos y se nota más cuándo alguien no cumple.

Y finalmente, dentro del sistema propuesto se crearon con anterioridad 8 círculos de investigación que son alimentados fundamentalmente por las horas de investigación (fuera de la oficina), aquí los resultados han sido regulares, porque por ejemplo se lee investigaciones, libros, pero estamos puliendo la forma como compartirlos entre todos.

Considero que las personas en el Perú si podemos trabajar más eficientemente y los modelos de trabajo flexibles se convierten en un excelente incentivo para ello.

  • 14
  • 01.09.2012
  • 05:17:16 hs
Adolfo Espinoza

Innovadora en proponer una nueva forma de programar el trabajo, y sobre todo, por plantear los aspectos que se les han presentado en la implementación a través de este blog.
Los seguiré con mucho interes y sigan adelante!!!!. No hay que dejar de monitorear esta implementación.

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