Saque provecho de sus reuniones
A todos nos ha tocado vivir alguna reunión de trabajo en la que alguien monopoliza la conversación y no permite participar a los demás, o alguien aprovecha sólo para quejarse o tratar un problema que no tiene nada ver con los temas de agenda.Estas pérdidas de tiempo resultan costosas para la compañía: la gente y su tiempo son recursos valiosos, y es su labor como gerente maximizar el valor de ambos en beneficio de la organización.
Conseguir un manejo efectivo del tiempo en las reuniones es el resultado de un proceso continuo que incluye una preparación antes de la reunión, concentración en los temas planteados durante la reunión y un seguimiento adecuado después de la reunión.
Pasos previos
Como parte de la preparación antes de la reunión es recomendable:
- Defina su propósito. Sin tener claro qué quiere lograr, no hay manera de que lo logre. Una vez que defina su objetivo, puede preguntarse: ¿Realmente es necesaria la reunión? Si es así, ¿quiénes deberían asistir? ¿Qué información deben traer consigo? ¿Cuánto debería durar?
- Cree una agenda. Esto le ayudará a enfocar la conversación en el propósito planteado. Si Ud. es un participante y no hay agenda, solicítela para saber sobre qué temas se va a trabajar y qué se espera de cada uno.
- Convoque la reunión solo cuando sea necesario. Pregúntese con honestidad si tiene que reunirse con su equipo o sólo los está convocando para revisar documentos que podrían ser enviados por correo electrónico.
- Convoque la reunión sólo por el tiempo necesario. Si precisa solo de 30 minutos, planifique su presentación o la de su equipo sólo por ese lapso.
- Convoque solo a la gente necesaria. Tener a cada trabajador en la reunión es un lujo porque su tiempo es valioso para la compañía. Identifique quiénes deben asistir de acuerdo a los objetivos.
- Prepárese y dé a los participantes el tiempo y materiales para hacer lo mismo. Si Ud. está convocando a la reunión, distribuya la agenda con 24 horas de anticipación y si hay documentos que revisar, envíelos 72 horas antes.
A la hora
Para que su reunión se mantenga encaminada, considere lo siguiente:
- Empiece y finalice a tiempo. Cierre la puerta a la hora convocada para empezar y no exceda el tiempo previsto, a menos que todos estén de acuerdo en tomarse unos minutos más para tratar los temas pendientes.
- Vaya directo al grano. Si Ud. ha convocado la reunión, comience diciendo el propósito y manténgase enfocado en él. Si Ud. ha sido invitado, vincule sus intervenciones al objetivo de la reunión.
- Mantenga el tema encauzado. Si surgen comentarios que no aportan nada o que se desvían ampliamente de los temas de agenda, asegúrese de volver al cauce original.
- Defina los roles. Cada reunión debe tener un moderador que guíe las intervenciones y un secretario que tome notas para redactar el acta posteriormente.
- Fomente el diálogo. Pregunte sobre todo a quienes menos han participado cuáles son sus opiniones y escuche atentamente sus respuestas.
- Cuando estén de acuerdo, pase a lo siguiente. No ceda a la tentación de prolongar un tema en el que todos están de acuerdo.
- Finalice determinando los pasos a seguir y compromisos. Al final de la reunión, defina qué acuerdos se han tomado, quién es el responsable de cada medida y el plazo que tiene para llevarla a cabo. Asimismo, acuerden una fecha para la próxima reunión.
Al día siguiente
Una reunión pierde su sentido cuando no hace el seguimiento adecuado:
- Envíe el acta de la reunión máximo 24 horas después. Este paso es fundamental para lograr la conexión entre la discusión de la sala de reuniones y las operaciones de su negocio.
- Facilite el seguimiento para asegurar buenos resultados. Cuando se acerca el cumplimiento de los plazos propuestos, envíe un correo electrónico a cada persona encargada de una tarea recordándole la fecha y ofreciendo su ayuda. Cuando todos hayan enviado sus aportes, envíeles una nota de agradecimiento con copia a todos los asistentes de la reunión.
Laura de Acha. Es directora de Resource. Especialista y consultora en recursos humanos, reclutamiento, selección y evaluación de personal por objetivo. Experta en temas relacionados con la Inteligencia Emocional.
Muy buen articulo
El tiempo es oro, tanto para la empresa como para los empleados. El tener un camino definido acorta procesos y hace más efectivo el trabajo. Este artículo es una excelente hoja de ruta
Una excelente recomendacion muchas veces citan a reuniones y no saben cual es el fin, el tiempo es oro no para reuniones aburridas
Saludo y felicito A Laura por este árticulo muy interesante que va ser de mucha ayuda para todas las personas que lo lean , nos va a permitir ser mas eficientes y eficases en nuestras reuniones.
Muy buen articulo, nos permitira mejorar nuestras reuniones para enfocarnos en el tema principal.Felicitaciones a Laura.
Laura, tocar el tema del desarrollo de esta competencia resulta indispensable si lo que una empresa quiere es crecer y avanzar, así como utilizar la enegía de los implicados en resultados productivos.
Muchas veces nuestras actitudes y emociones, las cuales nos es difícil controlar, nos desvían del verdadero propósito de una reunión efectiva de trabajo.
Un reto para todos los involucrados y, claro, para los moderadores.
Excelentes pautas Laura. Gracias
Es muy importante el articulo sobre todo para aquellas personas que trabajan con grupos o equipos de trabajos en la cual estan en juegos los objetivos y las metas de la organizacion, sin embargo si bien es cierto que el tiempo es oro para poder convocar y reunirse con los colaboradores estos, vle decir los integrantes del grupo tienen que estar plenamente identificados con los objetivos de la institucion y por ende su participacion es importante en la toma de decisiones pues la puntualidad es primordial en estos casos, y si algun lector de este articulo es integrante de algun equipo o grupo de trabajo deberia como parte de sus conocimientos difundir entre los colaboradores de su entorno.
Es importante también no descuidar lo que llamo la logística para la reunión: contar con la reserva de horario de la sala a usar por lo menos con una semana de anticipación y si tenemos en la Organización a gerentes que se les ocurre hacer sus reuniones imprevistas, tener una alternativa siempre a mano para ocupar otra sala si se da el caso; si vamos a usar medios electrónicos, no esperar el inicio de la reunión para cargar nuestras diapositivas, estas se deben grabar y probar antes de la reunión, también que tengamos el número de asientos disponibles para todas las personas citadas y finalmente no abusemos de dar copias a todos los participantes del material a revisar, salvo que sea estrictamente necesario.
Ojala tengamos buen olfato para percibir el humor de los que sesionan. Buen artículo, hay que ser buenos manejando reuniones, porque somos personas y tenemos cada uno nuestras cosas. Visiten mi blog: http://integrar.blog.terra.com.pe/
Señora Laura, permitame felicitar y agradecer por su valioso aporte con estos articulos que son de mucha ayuda espero mantenerme en contacto .
Buen articulo. Debe de considerarse tambien que se apaguen los celulares, el no fumar, y el respeto a las ideas, si las reuniones van a ser frecuentes, se debe de progarmarlas a un dia y hora especifico con la aprobacion de todos, y el coordinador debe de enviar en una minutas standards, a quien le toco la responsabilidad de tal accion y para cuando lo va a tener. Es importante que se cumpla al 100% las acciones a asignarse, para que al final se logre cumplir con los objetivos trazados.
Excelente articulo, Doña Laura, está visto que la planificación previa ahorra tiempos y esfuerzo a la hora de realizar una reunión de trabajo: tener en claro los temas a discutir, un orden en los mismos y llegar a puntos finales de trabajo durante un periodo de tiempo determinado son cruciales para el logro de objetivos dentro de una empresa.
Interesante su blog, me ha motivado de sobremanera visitarlo.
Articulo sobre reuniones
Mas que comentario, es una inquietud, referida a los dias preferentes para reuniones periodicas y semanales, asi como las horas de reunion.
Planteo el tema ya que entiendo existen algunas empresas que optan por esperar el termino de la jornada laboral (es decir a partir de las 6 pm ); asi como otros citan a reunion a las 7:30 am, pensando no efectar los horarios de trabajo.......esto tiene sentido o es que reuniones a fin de jornada, quizas la mayoria de participantes - luego de un dia agotador - estan poco dispuestos a un aporte racional y animado.
Asi como bastante temparano quizas se tenga "cuorum" las primeras reuniones pero luego de algunas se presenten muchas ausencias...........esto son criterios errados y poco convenientes???
MBA Ing Luis Flores Nieves.
Buen artículo, afirmo que en estos tiempos competitivo y globalizados debemos minimizar nuestro tiempo y enfocarnos en puntos claves siempre y cuando la objetividad y realizacion de los objetivos de la empresa
Es muy bueno los consejos y las iniciativas a tomar, en Peru se esta acostumbrado a salirse del
tema y dar muchas vueltas al asunto q al final se preguntan porq de la reunion?
El asunto es enfocar el tema para dar cabida a la solucion de los problemas.
Excelente articulo.
Laura, muy buen aporte; ademas pienso que es necesario el tema de los celulares apagados para no interrumpir y dilatar la reunion.
Laura: Excelente artículo.
Me gustaría adicionar que es importante que en las reuniones de trabajo todos los presentes tengan siempre a mano un vaso con agua. El beber agua ayuda a relajar y a ser más receptivos con las ideas. Además siempre es necesario observar las posturas de la gente para identificar quienes son las personas más reacias a alguna propuesta. Generalmente tienen los brazos o piernas cruzados. Saludos.
Me parece un articulo interesante en el sentido que nos ayuda a reflexionar sobre la importancia de distribuir el tiempo en una reunion de trabajo.. muchas veces se obsserva que se tocan temas irrelevantes que no tiene nada que ver con la egenda de trabajo y se pierde un tiempo valioso. Espero que muchos empresarios tomen conciencia que se debe tene una agenda de trabajo y este es un artículo que deben tomar como referencia..
Esta muy buenas las recomendaciones para tenerlas presente para las reuniones. Gracias Cristina
Excelente TIPS para valorar el tiempo y enfocarse en tema a tratar sin desviar con las incongruencias que hacen que las reuniones se vuelvan aburridas.
En mi trabajo participo de muchas reuniones que finalmente quedan en el olvido sin dar los resultados esperados, este articulo servira para poder reflexionar acerca del tema y contribuir a mejorar la calidad y contenido de las reuniones en al empresa.
Excelente articulo.
Muchas gracias, excelente.
Muchas gracias Laura, estos consejos me servirán mucho no sólo para las reuniones de trabajo, sino además para todas aquellas reuniones en que participan diversos grupos humanos.
Atte.
José Miguel
excelente las normas que indicas y los tips.gracias
Muchísimas gracias por su entusiasta participación. Me encantaría que ustedes también propusieran algunos temas que pudieran ser de su interés, este blog también lo escriben ustedes.
Articulo sobre cómo realizar reuniones efectivas de trabajo.
De todas las reuniones q tenemos en la empresa aùn no se ha llegado a un buen puerto ya que los mismos gerentes propician tocar temas ajenos al trabajo,y el tiempo q dura las reuniones son casi todo el dìa,
Gracias Laura,tomarè mucho en cuenta,las pautas q nos compartes,lo aplicarè màs seguido para q nuestras reuniones sean màs productivas para bien de la empresa.
Interesante y muy cierto; ojala muchos gerentes leyeran artículos como estos pues, en mi experiencia profesional he podido observar la perdida de tiempo en las reuniones convocadas, y debemos tomar en cuenta que el tiempo es muy valioso en las labores cotidianas.
Doña Laura de Acha
Reciba un cordial saludo y mis felicitaciones por su interés y dedicación a nuevas alternativas en la educación, igualmente, ponemos a su orden nuestro website www.talentoac.com.ve página dedicada a la conformación de alianzas para la formación de capital humano.
Nuestra Asociación se ha dedicado a la formación en-línea por medio de las más novedosas plataformas, nuestra agrupación reúne a profesionales de la educación y las ciencias sociales para aplicar sus experiencias en el diseño y ejecución de programas educativos que propicien el crecimiento personal, profundicen las competencias profesionales de sus usuarios y desarrollen ambientes y redes de aprendizaje permanente, tanto en lo presencial como en la formación on-line.
Ignacio Díaz.
Director General
Laura,
Buen articulo. Sin embargo, al menos que esta sea una reunion de equipo y de rutina (generalmente de arriba a abajo) o extraordinaria sin mucho tiempo para una agenda extendida o incluso de un recce, en mi empresa extendemos a los participantes que puntos proponen en base al objetivo que buscamos y todos los drafts por correo hasta que se haga una compilacion (?) y se adopte y proceda.
Haces bien en empezar a la hora y terminar a la hora y hacer un seguimiento.
Una reunion sin seguimiento o la proxima reunion, de lo que se trabajara en base a lo discutido, es perdida de tiempo.
Gracias por los articulos.
Gino
PD.