Se habla mucho de trabajar de manera íntegra como parte del valor agregado de los servicios que prestamos a nuestros clientes. También se habla de cómo apuntar esfuerzos a que la integridad en los negocios sea una herramienta de sostenibilidad.

Pero… ¿se reflexiona acaso sobre la integridad que se aplica al tratar a los proveedores?

Pues no mucho, la verdad. Y esto no sólo lo digo porque -como parte de mi trabajo- observo y evalúo constantemente a diferentes organizaciones en el mercado, sino porque lo vivo todos los días desde mi rol de emprendedora.

En este Shot te mezclo una serie de preguntas burbujeantes y prácticas recurrentes que algunas empresas suelen cometer al tratar a sus proveedores o potenciales proveedores.

Vale decir que los principales objetivos de este Shot son:

• Respecto a las Empresas Clientes: Visibilizar estas prácticas y reflexionar sobre cómo alejan de la integridad.
• Respecto a los Proveedores: Animarlos a no sufrir en silencio, a poner sobre la mesa lo que no es correcto y a hacer algo al respecto.

OJO: ¡El Shot viene fuerte!

A continuación algunas de las prácticas tristemente célebres:

PRIMERA: LA COTIZACIÓN SIN RESPUESTA.

Pedir una cotización con carácter de urgencia y nunca responder al proveedor. Ni con sí, ni con no, ni con “gracias”, ni con “recibido”… ni con mú.

¡Es muy común! Piden al potencial proveedor una cotización para anteayer, el potencial proveedor se esmera elaborándola lo mejor que puede, esforzándose en el mejor balance de calidad y precio, deja todo por concentrarse en esta tarea y la manda justo a tiempo. Pero -oh, sorpresa- no hay respuesta.

Pasan unos días y decide hacer un “friendly reminder”, manda un correo o dos en las próximas semanas y nada. Sigue sin haber respuesta.

Nada peor que la incertidumbre: ¿La propuesta estuvo mal? ¿Habrá habido cotizaciones mejores que la suya? Y un largo etcétera de dudas. La ausencia de feedback sólo crea incertidumbre e incomodidad.

Empresa (Potencial) Cliente: Tómate dos minutos en responder al proveedor. No lo dejes “en visto”. Responder es señal de educación y de reconocimiento del tiempo y esfuerzo que puso al elaborar la cotización que solicitaste.

Proveedor: Haz seguimiento a la cotización. Es probable que entre tantos pendientes, la empresa (potencial) cliente haya olvidado responderte.

SEGUNDA: EL ENCARGO FLASH.

El cliente le hace un encargo que el proveedor debe cumplir contando con plazos irreales. O tal vez reales si el proveedor fuera flash o tuviera algún súper poder que le permitiera manipular el tiempo y el espacio para que nada ocurra mientras cumple con el encargo asignado.

¿Qué hacer ante semejante situación?

¿Sacrificar la calidad de sus servicios con tal de cumplir con el deadline?

¿Sacrificar a su equipo y suspender su descanso y bienestar para quedar bien con el plazo impuesto por el cliente?

¿Sacrificarse a sí mismo porque si no lo hace podría perder al cliente?

¡Ninguna de las anteriores!

Empresa Cliente: Por favor ten en cuenta que no es correcto hacer un encargo al proveedor bajo plazos que no son razonables. Contratarlo y comprometerse a pagar sus facturas no implica que el proveedor se convertirá en una suerte de “genio mágico de la lámpara”.

Además, considera que -incluso aceptando tus condiciones- el proveedor probablemente incurra en prácticas poco íntegras, como sobrecargarse y sobrecargar a su equipo, usurpando horas de descanso, desconexión y bienestar.

Así como declaras ante tus clientes que en tu empresa se trabaja de manera íntegra y no se dan prácticas de explotación a los/as trabajadores/as, te invito a reflexionar en que tampoco es aceptable explotar a proveedores.

Proveedor: Por más corto que te sientas, antes de aceptar un encargo elabora en equipo con tu cliente o potencial cliente cronogramas razonables, que te permitan a ti y a tus trabajadores prestar servicios de calidad, en condiciones mínimas de bienestar.

TERCERA: LA FACTURA IMPAGA.

El proveedor cumplió con el encargo oportunamente, emitió su factura, incluso ya pagó sus impuestos, pero… el cliente todavía no le paga.

Entonces el proveedor trata de contactar con el cliente para saber para cuándo está programado -en realidad, para cuándo “re-programarán”- su pago, pero no obtiene respuesta o la respuesta que obtiene es de lo más imprecisa.

Empresa Cliente: Es importante que tengas en cuenta que las empresas -y con mayor razón, los emprendimientos- programan el saldo de sus deudas en base a las fechas de pago de sus honorarios. Por tanto, es muy importante que cuentes con políticas y procedimientos claros de pago a proveedores. De no existir reglas claras podrían darse retrasos que perjudiquen a tus proveedores.

Recuerda que parte del Compliance y de la Cultura de Integridad es contar y que se cumplan con responsabilidad políticas y procedimientos de pago.

Proveedor: Asegúrate de tener claras las fechas en las que recibirás los pagos de tus clientes. Esto te permitirá programar mejor el cumplimiento de tus obligaciones y -en consecuencia- evitar eventuales contingencias.

De otro lado, no temas hacer seguimiento respetuoso al pago de facturas ni explicar a tus clientes la importancia de la liquidez en tu negocio.

Recuerda que cuidar de tu emprendimiento también es integridad, pues garantiza  su sostenibilidad, tanto de cara al equipo y trabajadores, como de cara al mercado y a la sociedad.

Si no cuidamos de nuestras empresas nosotros mismos, ¿quién más lo hará? Si no lo hacemos ahora, ¿cuándo será?

¡Y así como así llegamos al final de este Shot! Entiendo que por momentos pueda haber resultado incómodo el trago del Shot, pero recuerda que es necesario incomodar para visibilizar y crear conciencia, sobre todo cuando se trata de integridad.

Espero que te hayas quedado con muchas ganas de reflexionar. ¡Comparte el Shot con quien pueda serle útil!

Te invito a encontrar más contenido sobre integridad en https://www.linkedin.com/in/carolinas%C3%A1enz-compliance/