¿Estamos todos conscientes de que el tipo de espacio de trabajo impacta directamente en la productividad y la rentabilidad del negocio? Se trata de una inversión que ¡vale la pena!

 La estrategia, en este caso, debe considerar tanto la funcionalidad como el sentido de bienestar. La funcionalidad permite maximizar la manera de trabajar de los empleados. Y el sentido de bienestar va más allá de lo estético; los hace sentirse a gusto y motivados.

El reto: el espacio y mantener el equilibrio

Entre oficinas personales, cubículos y espacios abiertos, sabemos que estos últimos son la opción más popular últimamente. Y se trata de una tendencia que llegó para quedarse pues se maximiza el espacio, una necesidad creciente.

Por un lado, se enfatiza, entre las ventajas principales de los espacios abiertos, el que promueven la comunicación, la colaboración y la creatividad

Por otro lado, trabajar en un formato de espacio abierto también significa perder privacidad y ganar ruido: interrupciones más frecuentes, conversaciones simultáneas de terceros, dificultad para concentrase, etc. Esto tiende a agravarse cuando se incrementa el número de personas y en casos donde el tipo de tareas requiere mayor grado de concentración (redacción, análisis, creatividad, etc).

Es por lo expuesto anteriormente, que cada vez cobra mayor relevancia contar con una estrategia integral en el diseño de los espacios de trabajo. El objetivo es lograr el equilibrio necesario para impulsar el desempeño laboral. Lograr dinamismo y un ambiente acogedor son la clave.

Dinamismo y opciones

La compañía Gensler, a través del estudio anual que realiza sobre espacios de oficina, 2013 US Workplace Survey [1], afirma que la compañías que ofrecen un “ambiente de trabajo balanceado” con diferentes opciones de espacios de trabajo para varios tipos de tareas, superan en rendimiento a las compañías que solo ofrecen una opción.

Del mismo modo, un estudio realizado por la Universidad de Cornell [2], confirma que las compañías que ofrecen mayor flexibilidad de decisión sobre cómo trabajar, obtienen de sus empleados altos niveles de productividad (x 4 veces) y mucho menor tasa de rotación (1/3) que las que no lo hacen.

A continuación, las principales categorías de espacios que requiere la oficina de hoy:

Colaboración: el empleado requiere un espacio apto para trabajar con otros en persona o a distancia. Se encuentran disponibles las herramientas necesarias como pizarras acrílicas, teléfonos, parlantes, conexión a internet, etc.

Aprendizaje: salas para grupos usadas para compartir presentaciones o llevar a cabo entrenamientos. Igualmente el equipo o herramientas que pudiera necesitarse se encuentran disponibles.

Concentración: cuando el empleado requiere alto enfoque para completar su proyecto, hace uso de espacios cerrados por cierta cantidad de horas. Minimizar las distracciones del entorno es imperativo.

Socialización: espacios propicios para conectarse de manera casual -intercambiar ideas e información- de modo que se promueva la integración y colaboración, características de un ambiente productivo donde prima la confianza. La cocina, terraza, café, área de fotocopias, etc.

Para el empleado que trabaja en un espacio abierto, es importante contar con opciones de ambientes que le permitan hacer su trabajo de la mejor manera posible. Así, además de cumplir con sus objetivos laborales, la capacidad de elección eleva su sensación de empoderamiento y del mismo modo se incrementa su productividad.

Contar con opciones de ambientes incita a la movilidad, lo cual es positivo desde varios ángulos. Esta comprobado que pasar sentado, periodos muy prolongados no solo disminuye la productividad, también eleva las probabilidades de enfermedades (colesterol malo, diabetes, ataques al corazón) y expectativas de vida más cortas [3] –independientemente de si se practiquen deportes.

Ambiente acogedor y bienestar

Si el trabajo es el lugar donde pasamos la mayor cantidad de horas en el día, la lógica nos hace inferir que mientras más agradable este sea, más animados nos sentiremos de acudir y de contribuir.

Iluminación: el tipo de iluminación, solamente, puede hacer gran diferencia. Sea natural o artificial la luz no debe ser ni pobre ni muy intensa. Para trabajos que requieran leer o escribir por periodos largos, se requerirá iluminación localizada adicional. Es importante asegurarse de evitar el reflejo sobre la pantalla.

Temperatura: la temperatura mal ajustada de un aire acondicionado central puede ser causa no solo de incomodidad sino hasta de enfermedades, por exceso de frío.

Plantas: si bien tener plantas en la oficina resultan estéticamente agradables, el impacto positivo de estas va más allá: mejoran la calidad del aire, reducen el ruido e incluso mejoran la productividad. Según varios estudios [4], las plantas en el lugar de trabajo, pueden reducir el estrés y aumentar la productividad hasta en un 12%.

Silencio: maneras de reducir el ruido incluyen usar un tipo de piso alfombrado (evitar superficies duras) y ventanas a prueba del ruido del exterior. Cuando el ruido es parte de la oficina, cada vez más personas optan por “crear silencio” usando audífonos (en estos casos se recomienda escuchar música sin letra).

Valorar el diseño del área de trabajo, forma parte de la tendencia que lleva a que más empresas valoren e implementen estrategias integrales de retención de personal.

¿En que grado te parece que esto se cumple en las oficinas de tu entorno?

NOTAS:

[1] 2013 US Workplace Survey, http://www.gensler.com/uploads/documents/2013_US_Workplace_Survey_07_15_2013.pdf

[2] Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us por Dan Pink,(Riverhead Books, 2009), p. 89, estudio de la Universidad de Cornell, donde participaron 320 pequeñas empresas.
[3] The Dangers of Sitting at Work — and Standing

http://healthland.time.com/2011/04/13/the-dangers-of-sitting-at-work%E2%80%94and-standing/
“Quienes pasan la mayor parte del dia sentados tienen probabilidades 54% mayores de morir de un infarto al corazon”.

Estudios de Pennington Biomedical Research Ctr., Louisiana: 17,000 hombres y mujeres, monitoreo de sus estilos de vida durante 13 años

[4] Interior Plants May Improve Worker Productivity and Reduce Stress in a Windowless Environment por Virginia I. Lohr, Caroline H. Pearson-Mims, y Georgia K. Goodwin (Department of Horticulture and Landscape Architecture Washington State University)