La idea de que toda organización cuente con un Canal de Denuncias es implementar un espacio seguro para que los/las colaboradores se sientan cómodos/as de reportar cualquier situación incorrecta que se esté dando en la compañía.
La situación incorrecta puede referirse a diferentes materias, como -por ejemplo- hostigamiento, seguridad y salud en el trabajo, infracciones a la libre competencia o faltas de integridad. En este caso, dado el core de este Blog hablaremos de reportes o denuncias de falta de integridad.
Antes que nada, debemos tener claro que para que el Canal de Denuncias cumpla realmente con su función, debe ser correctamente implementado y monitoreado por los responsables de Cumplimiento o por el Encargado de Prevención en la organización.
Lo que no siempre pasa. De allí que ahora comparta con ustedes la historia de terror sobre el Canal de Denuncias Invicto.
Érase una vez un Canal de Denuncias que nunca había sido usado por ningún colaborador. Pasaban y pasaban los meses y nada de nada. Lo peor de todo es que los responsables de Cumplimiento de la organización pensaban que el silencio de los/as colaboradores y -por tanto- la falta de uso del Canal era una buena señal. Algo así como un “indicador positivo”.
Pero… ¿qué pasaba en realidad?
Cuatro cosas, principalmente.
- Algunos/as colaboradores no sabían que existía el Canal de Denuncias.
- Algunos/as colaboradores no sabían para qué era el Canal de Denuncias.
- Algunos/as no tenían idea de cómo usarlo.
- Algunos/as pensaban que si hacían algún reporte sobre una falta de integridad en la organización, recibirían alguna represalia en su contra.
En mi experiencia, siempre es conveniente preguntarse por qué un Canal de Denuncias no es usado. De hecho, es una gran pregunta que desencadena unas tantas más, como por ejemplo:
- ¿Difundimos lo suficiente el Canal de Denuncias en la organización?
- ¿Realmente nos aseguramos de que todos/as en la organización sepan para qué sirve?
- ¿Por qué los/as colaboradores no lo usan? ¿Acaso tienen miedo?
- ¿El Canal de Denuncias ofrece las garantías mínimas para formular una denuncia o informar una sospecha sin miedo?
- ¿Cuáles son esas garantías mínimas?
- ¿Hay un protocolo de recepción y evaluación de denuncias en la organización?
- ¿Los/as encargados/as de recibir las denuncias están adecuadamente entrenados/as a tal efecto?
¡Hay muchos aspectos a tener en cuenta!
Aquí comparto con ustedes algunas recomendaciones al respecto.
PRIMERA RECOMENDACIÓN.-
Recuerden que el Canal de Denuncias es el puente que permite que quienes nos encargamos de Cumplimiento o Prevención en una organización, conozcamos de primera mano lo que ocurre o puede ocurrir en su interior. Se trata de insumos indispensables y, por tanto, debemos cuidar al máximo la idoneidad de los canales a través de los cuales llegan a nosotros/as.
En ese sentido, el Canal de Denuncias debe ser difundido y socializado a todo nivel y de manera continua, informando a los diferentes equipos y colaboradores acerca de:
SU IMPORTANCIA: Por qué es importante que reporten faltas de integridad, sean éstas reales o potenciales.
SU USO: Cómo acceder al Canal de Denuncias, se trate de una central telefónica, una plataforma o un correo electrónico. Cualquiera sea el caso, el uso del Canal de Denuncias debe ser amigable para facilitar el reporte de los/as colaboradores.
SEGUNDA RECOMENDACIÓN.-
El Canal de Denuncias debe contar con las siguientes garantías mínimas:
ANONIMATO: Los/as colaboradores pueden optar libremente por hacer las denuncias de manera anónima. Es decir, sin revelar su nombre ni su número de identificación.
CERO REPRESALIAS: Es importante que los/as colaboradores sepan que formular una denuncia no pondrá en riesgo su relación laboral con la organización. De esta manera, no tendrán miedo de manifestar una falta de integridad o una sospecha de acto incorrecto.
TERCERA RECOMENDACIÓN.-
El equipo encargado de recibir denuncias debe estar entrenado en esta labor, no sólo para hacer sentir confiado/a al/la denunciante, sino para hacer las preguntas y las indagaciones necesarias para iniciar la investigación correspondiente.
CUARTA RECOMENDACIÓN.-
Es necesario establecer una periodicidad para analizar el desempeño del Canal de Denuncias en nuestras organizaciones y qué ajustes debemos llevar a cabo, de ser el caso.
Al igual que los demás elementos de un Sistema o Programa de Prevención, el Canal de Denuncias es absolutamente perfectible.
Y así como así ya le eché al Shot recomendaciones súper concentradas que espero que pongan en práctica pronto en sus organizaciones.
¡Cuéntenme qué opinan! ¡Y compartan el Shot con quien pueda serle útil!
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